Saksbehandling for universitetsstyret

En styresak består normalt kun av et forsidenotat og en saksframstilling. Forsidenotatet skal fungere som en innledning til saken og gi leseren et raskt overblikk over tema, formål, evt. vedlegg og bakgrunnsdokumenter. Selve saksframstillingen skal inneholde bakgrunn for saken. Siden ansatt rektor er styresekretær og avsender av alle styresaker, er det ikke lenger nødvendig med et eget punkt om "Rektors vurdering" i saksfremstillingen.

Før du skriver, husk:

• Styret skal ut fra sakens forside forstå hva de skal vedta og hvorfor.  Hva er det de blir bedt om å ta stilling til?
• Ha klart for deg målgruppen for styresakene.  Styresammensetningen er mangfoldig og erfaringsbakgrunn variert. Skriv så alle forstår, jf. § 9 i språkloven.
• Styresakene skal ikke være detaljertorienterte.
• Fagavdelingene må ta aktivt eierskap til innholdet i styresaken basert på faglige premisser og føringer fra universitetsledelsen.
• Styresakene skal ta opp prinsipielle og overordnede tema og problemstillinger.
• Bruk en kollega til å se over saken med et kritisk blikk.
• Alltid start oppretting av styresaken i P360 for bruk av rett mal og formatering.
• Start med å opprette styresaken i god tid før fristen.

Veileder for opprettelse av saksfremlegg for styret i P360 finner du her.

Forsidenotatet skal alltid inneholde:

• saken gjelder («kort om saken»)
• forslag til vedtak

I tillegg kan forsidenotatet inneholde, hvis aktuelt:

• vedlegg
• utrykte vedlegg
• aktuelle bakgrunnsdokumenter

Forsidenotatet bør ikke overskride én side, men kan være på inntil to (2) sider dersom det ikke skal skrives en utdypende saksframstilling. Både saksansvarlig og informasjonsansvarlig med navn og tittel (saksansvarlig er som oftest prorektorene eller direktør for organisasjon og infrastruktur, mens informasjonsansvarlig er lederen av den enheten som har skrevet saken) skal påføres forsidenotater. Hvis saken kun består av en forside, skal også rektors navn og saksbehandlers navn stå nederst på siden.

I forsidenotatet listes opp vedlegg i saken under tittelen «Vedlegg i saken». Vedleggene skal listes opp i kulepunkt. I tillegg listes andre vedlegg (også utrykte vedlegg), som f.eks. årsmeldinger opp i styresakens forside og det lenkes til siden vedlegget er publisert på. 

Om avsnittet «Saken gjelder»

• Styret skal ut fra sakens forsidenotat klart forstå hva de blir bedt om å ta stilling til.  Hva er hensikten med saken?
• Hva er de mest sentrale problemstillingene? Spørsmålet styret inviteres til å ta stilling til kan med fordel listes opp i kulepunkt.
• Gå rett på sak.
• For saker som legges fram til orientering skal forsidenotatet inneholde hovedpunktene i saken med oppsummering over de viktigste funnene.
• Vær svært selektiv på hvor mye av historien som gjengis og gjenfortelles.

Om «Aktuelle bakgrunnsdokumenter»

• Noe annet enn vedlegg (som listes opp under «Dokumenter i saken») er aktuelle bakgrunnsdokumenter. Typiske bakgrunnsdokumenter er saker styret har behandlet tidligere som del i en pågående prosess. I en styresak som inneholder bakgrunnsdokumenter (disse må det lenkes opp til) skal disse skrives inn under tittelen «Aktuelle bakgrunnsdokumenter» på forsidenotatet, slik som i styresak US 68/21 Endelig budsjettfordeling.

• Vurder kritisk omfanget av bakgrunnsdokumenter.
• Andre styresaker refereres slik: [Styresak US nr./åå] [komma] [tittel] eks: Styresak US 70/21 Handlingsplan 2022-2025.
• Det bør lenkes til styresaken på nett hvis det refereres til en sak som er behandlet i et tidligere styremøte. Hvis du i en styresak refererer til en annen styresak til samme styremøte, er det nok med en henvisning. Se OpenGov for å finne lenken til styresaken: https://opengov.360online.com/Meetings/uis/Boards/Details/549996.
• Tidligere behandling(er) i f.eks. utdanningsutvalg, læringsmiljøutvalg og forsknings- og innovasjonsutvalg listes opp her på samme måte som i kulepunktet over. Det skrives ikke inn under «Saken gjelder».
• Eventuell henvisning til eksterne rapporter på nett, f.eks. en stortingsmelding gjengis med full tittel og lenke til nettsiden rapporten er publisert. 

Vedlegg

• Forsidenotatet skal inneholde en komplett vedleggliste. Se under for mer om vedlegg.
• Vedlegg er dokumenter som skal være tilgjengelig for styret dersom det i større dybde ønsker å sette seg inn i sakens detaljer. Hvis det er mange sider vedlegg kan det skrives inn på forsidenotatet, under «Dokumenter i saken»: «Utrykte vedlegg». Da legges vedleggene ikke ved saken, men styremedlemmer kan få tilgang til vedleggene om de ønsker. Saksbehandler må i slike tilfeller ta et sett kopi av vedleggene og levere til styresekretariatet.
• Filnavnet på vedleggene skal være beskrivende, informativ og i samsvar med tittelen i dokumentet.

Om vedtaket

Det føres kun vedtaksprotokoll fra møtet.  Derfor:

• Vedtaket skal være tydelig formulert og i så stor grad som mulig stå på egne ben
• Vedtaksforslag som «saken legges fram for universitetsstyret til orientering og drøfting» er unødvendig. Det er styrets oppgave å diskutere og drøfte saker de har til behandling. 
• Vedtak i flere ledd skal nummereres. Dersom styret både skal ta noe til orientering og gi føringer/bestilling el. lign for videre arbeid skal vedtakets ulike deler nummereres adskilt.

Styret fatter to typer vedtak (V-sak og O-sak)

Styret utøver myndighet, tar en beslutning og vedtar noe som må følges opp. De vedtar et budsjett, en handlingsplan, gir en fullmakt, de godkjenner en avtale, de tilsetter rektor, endrer organisasjonsstrukturen, oppretter eller legger ned studieprogram mv.

Styret tar en sak til orientering.  Det innebærer at styret blir gjort kjent med status i et arbeid eller pågående prosess. Å ta til orientering og å ta til etterretning betyr det samme, men å ta til orientering er språklig mer entydig.  Styret tar altså kun til orientering.  Begrepet «tar til etterretning» skal ikke benyttes.

• Styret "slutter seg ikke til", det vedtar eller tar til orientering.
• Styret kan gi føringer i enhver sak eller endre vedtak om det ønsker det. Rektor og styresekretariatet vil alltid merke seg innspill, føringer, bestillinger eller «merknader» i debatten.  Det er likevel ikke nødvendig eller ønskelig med vedtaksforslag av typen «med de merknader som kom fram i møtet».  Det kan være at denne formuleringen vil inngå i styrets endelige vedtak i en sak, men da som følge av den konkrete debatten i styret.

• Saksframstillingen bør normalt ikke overstige tre (3) sider.
• Saksframstillingen skal inneholde den informasjonen styret trenger for å kunne ta stilling til saken det har til behandling. Saksframstillingen må i slike tilfeller inneholde et sammendrag med de aller viktigste spørsmålene fra vedlegget.
• Skriv kort og presist.  
• Saksframstillingen skal inneholde et avsnitt om "Bakgrunn". Dette avsnittet rammer inn saksframstillingen.
• Bruk gjerne underoverskrifter da det gjør framstillingen mer oversiktlig og bidrar til bedre disponering av stoffet.
• Dersom det er behov for å komme tilbake til styret i en senere sak skal disse oppfølgingspunktene listes opp under overskriften "Oppfølging". 
• Overskriften "Økonomiske og administrative konsekvenser" er lagt inn i malen for å minne saksbehandlere og saksansvarlige på å skrive inn tekst hvis innholdet i saken vil medføre særlige økonomiske eller administrative konsekvenser. Overskiften skal slettes hvis dette ikke er relevant.
• Saksframstillingen skal alltid dateres og «signeres» av rektors navn og tittel og med navn og tittel på saksbehandler.

Annet

• Skrifttype i styresaker skal være Georgia 10 pkt.
• Sakstittel i styresaker skal være Tahoma fet 12 pkt.
• Overskrifter i små bokstaver og fet skrift.
• Underoverskrifter skal være kursivert.

• Utsendelse av styresaker til universitetsstyret skjer torsdagen én uke før styremøtet. Når avdelingen leverer sitt saksutkast til gjennomlesing og godkjenning til rektor (senest to uker før styremøtet), skal saken være gjennomarbeidet både innholdsmessig, i form og være korrekturlest. Saken skal også ha vært på arbeidsflyt og være godkjent av respektive ledere.

Følgende bidrar til gode prosesser og gode styresaker:

• at frister overholdes, se nedenfor.
• at saken gjenspeiler universitetspolitiske og strategiske vurderinger.
• at saken følger opp tidligere vedtak og svarer på styrets forventinger og føringer.
• at saken er tilstrekkelig forankret i organisasjonen, som f.eks. behandlet i rådgivende organer i god tid​.
• at det er foretatt avsjekk mot andre avdelinger og andre avdelingers styresaker når det er relevant.
• at rett mal er brukt. Feil skaper ofte forsinkelser.
• at saken har klart språk og er korrekturlest.

Styresekretariatet utarbeider et oppfølgingsnotat i etterkant av styremøtet. I notatet skrives det fyldigere rundt hver styresak enn det som står i den offisielle møteboken. Notatet inneholder innspill fra styremedlemmer/styret på enkeltsaker. Oppfølgingsnotatet sendes ut i organisasjonen til saks- og informasjonsansvarlige og til saksbehandlerne. Det er de saksansvarliges (les: prorektorene og direktør for organisasjon og infrastruktur) som har ansvar for å følge opp saker som styret har gitt innspill på i styremøtet.

Oppfølgingsnotatet settes på agendaen i møte i toppledergruppen (TLG) som består av rektor, prorektor for forskning, prorektor for utdanning, prorektor for innovasjon og samfunn, direktør for organisasjon og infrastruktur og direktør for kommunikasjon og samfunnskontakt. I første møte i TLG etter styremøtet diskuteres oppfølgingsnotatet. Det blir kvittert ut at styrevedtakene og innspillene fra styremøtet blir fulgt opp i de respektive enheter.