Ope brev til tilsette om trongare tider ved UiS.
Kjære kollega,
Etter mange år med vekst i inntekter og aktivitet, går det no mot trongare tider både for Universitetet i Stavanger (UiS) og resten av den norske universitets- og høgskulesektoren. Eit overblikk over utfordringane blei presentert i allmøte 29. november i fjor . Styret fulgte opp med vedtak av endeleg budsjett for 2023, og blei samstundes orientert om rammene for revidert langtidsbudsjett.
Politiske signal om redusert økonomisk handlingsrom, tildelingsbrev frå Kunnskapsdepartementet (KD), samt kostnadsauke for energi og husleige, ber klare bod om at kostnadsnivået ved UiS ikkje lenger står i stil med inntektene. Førebelse overslag indikerer at det samla talet på årsverk må ned med 5-10 prosent fram mot 2026.
Difor må me alle førebu oss på ei omstilling som kan sikre det økonomiske handlingsrommet på sikt, slik at ambisjonane i strategien kan stå fast. Dette inneber mobilisering av inntekter og reduksjon av kostnadar, samstundes som me skånar kritiske primæraktivitetar, arbeids- og læringsmiljø.
Kalibreringa av administrative vil omfattast av ei heilskapleg tilnærming i det vidare arbeidet, med mål om å redusere omfanget av dublisering av funksjonar mellom institusjonsnivået på den eine sida og fakultet/museum på den andre sida. Kartlegging og vurdering av administrative årsverk vil skje i eit tett samarbeid med fakultet og museum.
Tenk nøye over tilsetting
Trongare økonomiske rammvilkår vil treffe oss allereie inneverande år. I alle einingar og divisjonar må arbeidet med å redusere bemanninga difor starte umiddelbart. I første omgang bør dette skje gjennom naturleg avgang, i høve oppseiing frå arbeidstakar eller overgang til pensjon.
Vikariat og tidsavgrensa tilsettingar skal normalt ikkje bli forlenga, og alle nye tilsettingar må tåle ei kritisk vurdering av ressursbehov før kunngjering av ledig stilling kan aksepterast. Gode vurderingar av risiko må sikre forsvarleg drift og varetaking av lovpålagte oppgåver. Samstundes er det fortsatt behov for høg kapasitet på område som har potensial til å mobilisere meirinntekter for UiS. HR vil følgje opp implikasjonar for tilsetting og rekruttering med respektive fakultet, museum og divisjonar.
Alle leiarar med ansvar for budsjett og tilsetting er forventa å bidra til reduksjon i lønskostnadar. Frå i dag skal utlysing av alle ledige stillingar, inkludert vikariat og tidsavgrensa stillingar (på 50 prosent eller meir), bli godkjent av leiar eitt nivå opp. Redusert bemanning skal som hovudregel ikkje erstattast med overtid og/eller kjøp av eksterne tenester.
Sjå etter betre ressursutnytting
Ved endring i arbeidsoppgåver og ansvar hos tilsette må alle einingar sjå etter muligheiter for betre ressursutnytting, og vurdere justering og revisjon av arbeidsplanar. Eit mål for omstillingsarbeidet er å prente inn ei endring i leiarskap og åtferd, med stadig merksemd på roller og ansvar, prioritering av oppgåver, vurdering av tidsbruk osv. Korleis dette kan følgjast opp i vitskapleg og administrativt arbeid bør drøftast i alle einingar ved UiS.
Trongare økonomiske rammer føreset ei meir aktiv tilpassing av studieporteføljen. Dette arbeidet vil ha høg prioritet i 2023. Styret sitt vedtak i styremøte 8. desember i fjor (sak US 90/22) vil danne grunnlag for det vidare arbeidet med studieporteføljen. Alle fakultet blir tilrådd å vurdere tiltak som kan redusere ressursbruken i utdanningsaktivitetane utan at kvaliteten blir ramma. Tettare samarbeid på tvers av studieprogram og fakultet bør og bli vurdert. Som del av omstillingsarbeidet kan overføring av studieplassar på tvers av fakultet ikkje utelukkast.
Ta med tilsette, tillitsvalde og verneombod
Tilsette og tillitsvalde er viktige som partsrepresentantar og som medspelarar i omstillingsprosessen. For å sikre involvering og forankring blant dei tilsette må tillitsvalde og verneombod difor bli inkludert i omstillingsarbeidet og informasjonsflyten i alle einingar. For å lykkast i å løyse utfordringane UiS no står overfor vil leiinga legge vekt på open dialog og samspel.
Situasjonen kan påverke arbeidsmiljøet, og tilsette kan oppleve uvisse knytt til utsiktene for eigen arbeidssituasjon. Ansvaret for å sikre eit forsvarleg og best muleg arbeidsmiljø er eit leiaransvar. Difor er det spesielt viktig at leiarar no sett av tid til å møte trong frå dei tilsette til informasjon og avklaring. Her kan ein støtte seg til UiS sine eigne retningslinjer for varetaking av arbeidsmiljøet under omstilling.
Vegen vidare
Om me ikkje lykkast i å bringe kostnadane ned gjennom naturleg avgang og opphøyr av midlertidige tilsettingar, vil andre og meir inngripande tiltak måtte vurderast. Omstillingsarbeidet er tema for drøftingar i styreseminar 9. februar, og forslag til rammeverk for vidare omstilling vil bli presentert for styremøtet 9. mars 2023, herunder signal og føringar for omlegging av studieporteføljen.
I tida som kjem skal eg arbeide tett saman med leiarar på alle nivå, tilsette og organisasjonane deira, for å sikre ei mest muleg skånsam omstilling, som samstundes kan sikre eit handlingsrom som gjer det muleg å halde blikket fast på dei strategiske ambisjonane for UiS.
Interne tildelingsbrev for 2023 går ut innan medio februar, med nærmare presiseringar knytt til behovet for omstilling og konsolidering. Send gjerne innspel eller spørsmål til virksomhetsstyring@uis.no. Følg elles med på intranettsida for løpande oppdatering.
Dette skal me kome gjennom på beste vis.
Stavanger, 17. januar 2023
Klaus Mohn
rektor