Her finner du en oversikt over hva du må gjøre og hvordan du fyller ut nødvendige dokumenter for å få godkjent oppholdet ditt og utbetalt Erasmus+ stipend.
Dokumenter som må leveres før og etter oppholdet ditt:
- Læringsavtale
Fylles ut før oppholdet. Må signeres av student, UiS og vertsinstitusjonen. - Stipendavtale
Fylles ut før oppholdet. Må signeres av student og UiS. - Sluttrapport (Participant survey)
Fylles ut elektronisk etter oppholdet. - Bekreftelse på oppholdet
Fylles ut mot slutten av oppholdet. Må signeres av vertsinstitusjonen.
Slik fyller du ut de ulike dokumentene:
Opprette læringsavtalen
Du må selv opprette en digital læringsavtale: Online Learning Agreement (OLA). Ikke bruk Internet Explorer/Microsoft Edge.
For å logge deg inn må du enten bruke eduGain/Feide eller Google (du vil da trenge en Google e-postadresse). Vi anbefaler at du bruker eduGAIN/Feide login. Merk at du må registrere deg første gang du logger inn.
Vær nøye når du fyller ut avtalen, det er begrenset med muligheter for å gjøre endringer etter at den er signert.
Visuell veileder:
Fylle ut læringsavtalen
Learning Agreement Information
Academic year: velg aktuelt studieår.
Planned period: beregnet start- og sluttdato for oppholdet. Ta gjerne utgangspunkt i akademisk kalender på vertsinstitusjonens nettsider.
1. Student Personal Data
Fyll inn dine personopplysninger.
Field of Education (ISCED): Søk opp ditt studieområde i databasen, f.eks Business Administration. Velg den firesifrede koden, f.eks 0410. Databasen er noe begrenset, så det kan hende du må velge noe mer generelt/det som passer best.
Study Cycle
Bachelor: First cycle - EQF 6
Master: Second cycle - EQF 7
2. Sending Institution
Country: Søk opp Norway.
Name: Søk opp University of Stavanger.
Faculty/Department: Skriv inn ditt fakultet eller institutt, for eksempel UiS Business School.
Erasmus Code: N STAVANG01 (Skal komme opp automatisk).
Sending Responsible Person: Fyll inn kontaktinformasjonen til personen som skal godkjenne og signere læringsavtalen din på vegne av UiS. Dette skal være din studiekonsulent.
Sending Administrative Contact Person: Du trenger ikke fylle inn denne delen.
3. Receiving Institution
Country: Søk opp landet du skal til.
Name: Søk opp institusjonen du skal til.
Faculty/Department: Skriv inn fakultetet du skal ta emner ved dersom du vet dette.
Erasmus Code: Skal komme opp automatisk.
Receiving Responsible Person: Fyll inn kontaktinformasjonen til personen som skal godkjenne og signere læringsavtalen din på vegne av vertsinstitusjonen. Dette er ofte en ansatt ved deres internasjonale kontor eller tilsvarende. Du må selv ta kontakt med vertsinstitusjonen og få tak i denne informasjonen dersom du ikke allerede har fått oppgitt en kontaktperson i søknadsprosessen.
Receiving Administrative Contact Person: Du trenger ikke fylle inn denne delen.
4. Proposed Mobility Programme
I denne seksjonen finner du to tabeller: Table A og Table B.
Table A: Study Programme at Receiving Institution
I tabell A skal du oppgi hvilke emner du skal ta ved vertsinstitusjonen i løpet av utvekslingsoppholdet. Hver component tilsvarer et emne. Læringsavtalen din skal normalt ha totalt 30 studiepoeng/ECTS i tabell A. Alle emnene i tabell A må være forhåndsgodkjent av ditt fakultet/institutt.
Component title at the Receiving Institution: Emnetittel slik det står oppført i vertsinstitusjonens emnekatalog.
Component Code: Emnekoden slik det står oppført i vertsinstitusjonens emnekatalog. Dersom emnet ikke har en emnekode, kan du legge inn 1234.
Number of ECTS credits: Antall studiepoeng emnet gir.
Semester: First (Winter/Autumn) eller Second (Spring/Summer).
Main language of instruction: Undervisningsspråket ved vertsinstitusjonen, vanligvis engelsk.
Language level: Du kan bruke resultatet av Erasmus+ sin språktest dersom du allerede har tatt denne. Karakter 4 i engelsk fra norsk videregående skole tilsvarer nivå B2 under Common European Framework of Reference for Languages (CEFR).
Table B: Recognition at Sending Institution
I tabell B skal du oppgi hvilke emner du skulle ha tatt ved UiS dersom du ikke hadde dratt på utveksling dette semesteret. Du legger inn emnene på samme måte som i tabell A.
Hvis du skulle tatt valgemner ved UiS, skriver du Electives. Du kan legge inn 1234 som emnekode.
5. Virtual Component
Denne seksjonen er ikke relevant for vanlig semestermobilitet. Klikk Next.
6. Commitment
For å fullføre læringsavtalen må du både signere og klikke på knappen nederst for å sende avtalen videre til studiekonsulent for neste signatur. Det er viktig at du fullfører begge disse stegene. Vi anbefaler at du sender din studiekonsulent en epost og informerer dem når du selv har signert læringsavtalen.
Dersom alt er i orden, signerer din studiekoordinator avtalen og den sendes automatisk videre til vertsinstitusjonen for den siste signaturen. Når alle tre parter har signert, er avtalen komplett.
Du får varsel per e-post når avtalen signeres og kan sjekke status under My Learning Agreements.
Endringer i læringsavtalen
Dersom du må endre emnene dine under utvekslingsoppholdet, må du oppdatere læringsavtalen. Da velger du Apply Changes i kolonnen til høyre for den signerte læringsavtalen under My Learning Agreements.
Klikk deg frem til seksjonen hvor du vil gjøre endringer. Dersom du skal legge til eller fjerne emner fra tabell A, må du legge til nytt emne i Table A2.
Vi minner om at dersom du må endre til emner som ikke allerede er forhåndsgodkjent av UiS, må du sende ny søknad om forhåndsgodkjenning til ditt fakultet/institutt.
Etter eventuelle endringer må alle tre parter signere avtalen på nytt.
Kan du ikke bruke Online Learning Agreement?
Dersom din vertsinstitusjon ikke bruker OLA, må du levere inn en PDF-versjon av læringsavtalen. Når avtalen er komplett må du laste den opp i Utvekslingsveilederen.
Last ned mal for læringsavtalen: Mal - Læringsavtale - Studier (MS Word)
Ta kontakt i Utvekslingsveilederen dersom du har spørsmål.
Mye av læringsavtalen for praksis er lik læringsavtalen for studier, og du kan se på veilederen over for hvordan du fyller ut personlig informasjon og lignende. Merk at du må bruke malen i Word-format, da læringsavtale for praksis ikke er tilgjengelig digitalt. Læringsavtalen må lastes opp som en PDF-versjon i Utvekslingsveilederen.
Last ned mal for læringsavtalen: Mal - Læringsavtale - Praksis (MS Word)
Under seksjonen "Before the mobility" må du fylle ut følgende:
- Detailed programme of the traineeship
- Knowledge, skills and competences to be acquired by the end of the traineeship
- Monitoring plan
- Evaluation plan. Dette punktet skal du få hjelp til å fylle ut av ansvarlig person på institutt/fakultet.
Bekreftelse på oppholdet
Du må fylle ut delen "After the Mobility" i læringsavtalen for praksis etter at oppholdet er over. Dersom vertsinstitusjonen oppgir nøyaktige datoer for oppholdet ditt i denne delen, trenger du ikke levere inn dokumentet med bekreftelse på oppholdet i tillegg.
Du får tilsendt stipendavtalen per e-post når det nærmer seg semesterstart. Avtalen fyller du ut og signerer digitalt. Etter at du har signert, sendes den automatisk videre til Internasjonal seksjon. Merk at du må fylle ut alle de obligatoriske feltene for at avtalen skal kunne signeres av oss. Du vil få et epostvarsel når avtalen er signert av begge parter, men du trenger ikke laste denne opp i Utvekslingsveilederen.
Hvordan fylle ut avtalen:
Total amount includes: Her kan du hake av for tillegg dersom dette er aktuelt.
Følgende studenter kan få innvilget et tilleggsstipend på € 250 ekstra per måned:
- Studenter med barn under 18 år, uavhengig av om barnet er med på oppholdet.
- Studenter med funksjonsnedsettelser og kroniske sykdommer som påvirker studiesituasjonen
- Studenter med flyktningstatus
Du må hake av for at du ønsker "top-up for students with fewer opportunities" i stipendavtalen for å få tildelt tilleggsstipendet. Du vil deretter bli bedt om å dokumentere at du oppfyller et av de tre kravene, for eksempel ved å fremlegge legeattest. Kontakt Erasmus+ koordinator i Utvekslingveilederen for mer informasjon.
The physical mobility period: Legg inn beregnet start- og sluttdato for oppholdet. Du kan ta utgangspunkt i akademisk kalender, men vi anbefaler at du fører opp starten på eksamensperioden som sluttdato slik at du reduserer risikoen for å måtte tilbakebetale stipend dersom du har en tidligere eksamen.
Financial support in months: Fyll inn beregnet antall hele måneder og ekstra dager, for eksempel 4 måneder og 3 dager.
Insurance: Legg inn navnet på ditt forsikringsselskap og polisenummer. Helseforsikring er obligatorisk for utreisende studenter. Her er det tilstrekkelig at du legger inn HELFO/Europeisk helsetrygdekort. Merk at dersom du skal på praksisopphold må du i tillegg ha ulykkesforsikring og ansvarsforsikring.
Ta kontakt i Utvekslingsveilederen dersom du har spørsmål.
Det endelige Erasmus+-stipendet beregnes ut fra antall dager du faktisk har vært fysisk til stede på ditt Erasmus+-opphold. Etter at utvekslingsoppholdet ditt er ferdig må du derfor levere en bekreftelse på oppholdets lengde (Confirmation of Erasmus+ Exchange period).
Hovedstipendet beregnes ut fra datoene du oppgir i stipendavtalen og det totale stipendbeløpet justeres på slutten av oppholdet basert på datoene oppgitt i bekreftelsen fra vertsinstitusjonen. Da kan du få utbetalt et eventuelt reststipend, eller bli bedt om å tilbakebetale deler av stipendet, avhengig av den endelige lengden på oppholdet.
Last ned dokumentet: Bekreftelse på oppholdet - Confirmation of Erasmus+ Exchange Period (pdf).
Du må få dette dokumentet utfylt og signert av vertsinstitusjonen når utvekslingsoppholdet ditt nærmer seg slutten og deretter laste det opp i Utvekslingsveilederen.
For studenter på praksis
Du må fylle ut delen "After the Mobility" i læringsavtalen for praksis etter at oppholdet er over. Dersom vertsinstitusjonen oppgir nøyaktige datoer for oppholdet ditt i denne delen, trenger du ikke levere inn dokumentet med bekreftelse på oppholdet i tillegg.
